Film och reflektion

Film om Prioritering av arbetsuppgifter

Förmågan och viljan att kunna prioritera vad som är viktigt, bråttom och rätt sak att göra inom verksamheten är en viktig pusselbit för en väl fungerande och frisk organisation. Att medarbetarna vet vad de ska göra och när kraven tillfälligt blir för höga så kan chefer prioritera arbetsuppgifter.

– Prioritering av arbetsuppgifter det handlar ju om att vi behöver ha samsyn om vad som är viktigt, bråttom och rätt att göra. Det är ingen framgångsfaktor att försöka göra allting utan det är en framgångsfaktor att vara duktig på att prioritera.

– För att det här ska fungera så handlar det återigen om att vi har pratat igenom vad är det för arbetsuppgifter vi har och vilka kan vi prioritera bort? Och det ska vara känt av alla. Behöver jag stöd som chef så ska min chef i sin tur kunna gå in och hjälpa mig med
vilka prioriteringar jag behöver göra.

– Det här är också någonting som man bygger in som en kultur i organisationen. Rutiner och arbetssätt för att prioritera.

– Vi vill inte ha en arbetsplats där vi hela tiden bara kavlar upp ärmarna och jobbar lite fortare när det blir mer och göra. För det kommer i slutändan leda till att vi inte mår bra.

Jo, så är det så klart. Vi måste ju kunna prioritera för att våra medarbetare ska orka med i längden. Annars blir det ohållbart. Men hur ska vi kunna ha koll på när vi behöver prioritera? Och hur gör vi rent praktiskt?

– Så fort man som medarbetare upplever att resurserna inte finns för att utföra en arbetsuppgift så måste man prata om det med sin chef och med sina kollegor. Har man en löpande pågående dialog om detta, då kommer man bli bra på att hjälpas åt och prioritera. Och så behöver man ha ett stöd att förlita sig mot. Okej, jag vet vad jag ska prioritera i den här situationen.

– Man uppmuntrar också varandra att be om hjälp. Det är någonting bra att be om hjälp. Inte något som visar att du inte klarar av dina arbetsuppgifter.

– Men det är viktigt att man kontinuerligt följer upp arbetsbelastningen. Att man checkar av hur det ser ut idag eller kommande vecka eller kommande två veckor. Så chefen kan ju fråga hur status ser ut och medarbetare tar ansvar för att signalera läget.

– Ingen ska stå ensam med att inte klara av sitt arbete.

Då vet vi hur prioritering av arbetsuppgifter bör fungera för att vi alla ska må bra på jobbet. Vi tar fram rutiner som stöd för prioritering. Vi pratar om vår arbetsbelastning för dagen och veckan. Och vi uppmuntrar varandra att be om stöd.